涉外文书认证及香港公证
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涉外诉讼授权委托书公证认证办理流程你要知道的几件事情

作者:Paul 来源:原创 日期:2018-9-1 8:29:30 人气: 标签:

涉外诉讼授权委托书公证认证办理流程你要知道的几件事情。

我国《民事诉讼法》第 264 条规定,境外当事人给诉讼代理人的授权委托书要办理公证认证,我国《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第 11 条规定,在中国领域外形成的证据要办理公证认证,在香港、澳门、台湾地区形成的证据应当履行相关的证明手续。那么实践中应当怎么做?

境外公司在国内法院办理诉讼打官司的情况越来越多,在法院受理时,首先要求境外公司提供其法定代表人身份证明书和授权委托书,以及公证认证文件及翻译文件。在办理这些公证认证文件时,要格外注意,以免不符合要求而被提出诉讼程序异议书。

公证认证哪些文件

依前述规定,需要公证的是两类文书,委托书和域外证据,似乎很明了,但实践中有一些需要注意的具体问题。

(一)委托书

除了委托书,还有委托人的主体登记文件需要一并公证认证,于公司而言是公司的注册登记信息、商业登记证、法人身份证复印件、董事会决议等,于个人而言是身份证件复印件。尽管民诉法中没有规定这一点,但实践中这部分内容是不可或缺的。对代理人来说,还需要注意的是委托书的授权内容和文件的份数。做一次公证认证很麻烦,有的时间还挺长,所以尽可能把法律程序中所需的文件一次办妥,宁多勿少。授权内容方面,代理人开始代理的是一审原告,要考虑到后续的二审、执行甚至再审,所以委托书中的授权要尽可能都覆盖到,把一审、上诉、执行、再审阶段的诉讼权利全写上。份数方面,公证认证文件建议不少于五份,这样一旦进入后续程序可以随时提交授权文件。试想如果没有上诉的授权,一审判决了境外当事人不服想上诉,而上诉期只有 30 天,临时去办公证认证,能不能来得及,万一来不及那就丧失了上诉机会。

(二)域外证据

民事证据规则规定“域外形成的证据”需要公证认证。哪些属于域外证据,很多文件是容易确定的,比如域外的合同、发票、收据、银行凭证、提单、行政机关通知等,但也有一些难以区分,比如未注明合同签署地的涉外合同,这属于域外还是国内证据?

笔者认为,保险起见还是做公证认证。因为境外当事人若依据合同起诉,合同是关键证据,万一中国的被告基于签约过程提出合同签订地在境外,认为合同是域外证据,要求公证认证,会造成额外的麻烦。

再比如境外当事人收到的电子邮件是否为域外证据?如大家所知,在互联网上国家的界限是模糊的,电子数据存储在虚拟空间里,存在某个互联网服务商的服务器里,用户可以在任何地点登陆网络存取电子邮件,则电子邮件位于哪个国家,很难说清楚。

再者,就文件格式而言,不同国家的一般文书格式差异很大,如果拿给国内法官确实存在难以识别的问题,但对于电子邮件则不存在,邮件服务系统的界面近似,文书格式近似,随着电子邮件使用的普及,法官辨识这一证据并不存在障碍。既然这样,还要不要做公证?法律实践中很多当事人会做。在这一点上,笔者以为不应区分域外域内,电子邮件作为证据时应一视同仁,适用相同的认定规则。在公证的问题上,笔者赞同上海高级人民法院 2007年发布的《关于数据电文证据若干问题的解答》,即电子邮件如果能够当庭出示,则不需要做公证。但因为这毕竟不是最高法院的意见,如果案件的受理法院与上海市高级法院的意见不同,还是对邮件做公证更好。

(三)诉状等法律文书

起诉状、申请书、上诉状等文书上的当事人签字或印章是否要公证认证。有人说,这些文件的签署在境外,真实性难以确认需要公证。实践中有些律师也会要求当事人办理公证认证。笔者以为不必要。首先法律并未规定该文书要公证认证,其次既然授权委托书已经公证认证,则由代理人提交委托人签署的法律文书这一行为本身已经可以保证签署的真实性,没有必要再施加额外的要求。而笔者所办理的案件中,法院对境外当事人签署的法律文书也未提出公证认证要求。

在接受境外当事人委托,指导当事人起草、签署《法定代表人身份证明书》和《授权委托书》时,以及在对境外形成的经过公证、认证的《法定代表人身份证明书》和《授权委托书》进行质证时应注意以下几个问题: 

第一,由于在境外大多数国家设立的公司并没有所谓“法定代表人”这一常设职位。我们不能直接套用国内的做法。一般情况下,这个“法定代表人”须经董事会指定、认命,并授予权限。为了配合国内法院对“法定代表人”的要求,董事会决议应明确被指定、认命的人就是处理这宗案件的“法定代表人”。这份董事会决议就是《法定代表人身份证明书》,且须经公证、认证。 

第二,在依照前述手续办妥《法定代表人身份证明书》以后,由该“法定代表人”签署《授权委托书》,并须办理公证、认证手续。前面的董事会决议可以作为《授权委托书》公证书的附件。 

第三,不能盲目相信公证、认证。有的律师朋友,甚至有的法官只要见到境外形成的经过了公证、认证的文件,就相信这份文件肯定没有问题。事实远非如此简单。公证仅证明被公证行为或文书形式的真实性。认证仅证明公证员或认证官员签章的真实性。公证、认证不能证明被公证行为、文书内容的合法性和真实性。在Nokia Inc.诉盛港公司案中,《法定代表人身份证明书》和《授权委托书》都经过公证、认证。但其内容的真实性、合法性就遭到严重的质疑。在审查公证、认证文件时,要认真查看是谁、以什么身份、依据什么申请做了公证,再看经公证的文件内容是否有充分的依据。 

第四,要审查公证、认证文件的形式完整性。形式完整性包括两方面,一方面是文件的那些内容经过了公证,又有哪些内容经过了认证。如果公证书中说公证的内容是一份文件上某个人的签名,那么其他内容(比如其他人的签名)就不在公证内容范围内。另一方面是公证、认证文件的内容是否完整、是否经过了撤换。有些国家或地区的公证、认证文件有蜡封或其他处理措施确保公证、认证文件不会被撤换。但有些则不是。我们见到过很多由韩国形成的公证、认证文件就仅是通过订书器装订的。对于这种文件要格外认真审查。

涉外诉讼授权书公证认证

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